Постановка задачи - половина дела, а вторая, не менее важная половина - её принятие.
Уточнение деталей
Бывает, мы получаем простую и четкую задачу, но чаще наоборот, в работу поступают задачи, требующие разбирательства. Вот тогда и надо начинать уточнять детали.
Когда ваш коллега ставит вам задачу, скорее-всего вы разбираетесь в ней лучше него. Вы, как исполнитель, должны докопаться до сути. При правильном понимание задачи, вы приступаете к ее выполнению с четким понимание целей, сроков и ожидаемого результата.
Да, если исполнитель не задает много вопросов, многим будет приятно и легко с ним работать, но результат уже не окажется таким приятным. Для уточнения всех деталей можно использовать следующие способы:
Задавайте вопросы. Хоть это и кажется очевидным, но все же большинство недопонимание возникает именно из-за их отсутствия. Считается, что хороший вопрос - открытый, но это не всегда стоит следовать этому правилу, парой можно уточнять что либо при помощи закрытых или альтернативных вопросов. Главное - перед тем как приступать к выполнению, закройте все возникающие у вас вопросы выяснив все детали.
Перечитайте поставленную задачу несколько раз, чтобы не отвлекать коллег вопросами, ответы на которые вы просто не увидели сами из-за невнимательности.
Задавая несколько вопросов, наш собеседник может ответить нам только на 1-2, поэтому, если у вас накопился список вопросов - пронумеруйте его. Вероятнее всего ответ вы тоже получите списком, если какого то ответа не будет хватать - спрашивайте повторно.
Вы заметите, как только начинаешь уточнять все детали, количество ошибок уменьшается.
Не устраивайте скандалы
Иногда мы получаем задачу, и не понимаем зачем её делать. Принимать такую задачу не хочется и наша первая реакция будет негативной. Мы пытаемся убедить постановщика, что он не прав. За эти следует скандал.
Такая реакцию неконструктивна, её следует переждать и спокойно выяснить точку зрения постановщика.
Относитесь к таким обсуждениям, как к переговорам: контролируйте ваши эмоции, чтобы они прошли успешно. Ставя вам задачу, постановщик видит в ней определенный смысл. Выясните какой именно. Перечитайте задачу, и если вы с ней не согласны, не давайте ответ сразу. Такой скорый ответ зачастую может показаться агрессивным. Перечитав задачу повторно подумайте над ответом. Не задавайте риторические вопросы, постановщик может почувствовать в них скрытую критику.
Сформулируйте задачу по-своему
Опишите постановщику то, как вы поняли его задачу, чтобы убедиться вы поняли друг друга.
Опишите по пунктам: задача, цель, срок, способ выполнения. Если вы обнаружили ошибки в исходных данных - укажите на них. Если вы не готовы приступить к выполнению сразу, напишите об этом и укажите четкую дату, когда вы к ней приступите, таким образом вы избежите лишних вопросов “а как там идут дела?”
Собственная формулировка помогает уточнить все неопределенности и избежать возможных ошибок.
Представьте результат
Нередко, в процессе выполнения задачи, мы обнаруживаем детали, которые упустили в процессе обсуждения. Если итоговый результат отличается от планируемого, объясните постановщику свое решение со всеми подробностями.
Если результат не удовлетворяет ожидания, ваши усилия пропадут даром. Попросите постановщика поделиться мнением и будьте готовы к критике.
Правильно представленный результат - важная часть работы. Если не уделить достаточно внимания объяснению решения, постановщик не поймёт и не примет его.
Работайте сообща
Помните, что вы работайте в команде. Результат команды - это ее совместные усилия. Ситуации, когда постановщик правильно сформулировал задачу, а исполнитель выполнил все правильно, в срок и без ошибок - не бывает. Так же как и не бывает ситуации, когда постановщик проигнорировал вопросы, а результат получился хорошим.
Чтобы результат получился хорошим, а работа была продуктивной, необходимо работать сообща. Вроде все это знают, но следовать этому получается далеко не у всех. В жизненных реалиях каждый хочет доказать свою правоту. Итогом этому является развал всей задачи.
Когда вы с пониманием относитесь к свои коллегам и их идеям, ваша команда крепчает, вы работает вместе и вместе защищаете результат вашей деятельности.