Перед началом выполнения любой рабочей задачи, задайтесь вопрос, насколько ее выполнение приблизит вас к выполнению цели. Не приступайте к выполнению задач, если не можете ответить на него. Способ “делать все подряд” отлично подойдет, чтоб завести свой внутренний “рабочий мотор”, но когда речь идет о достижений цели в ходе рабочего процесса, такой способ будет негативно отражаться на вашей продуктивности. Главное правило в рабочем целеполагание - В начале думаем, а потом действуем.
Для того, чтобы подумать быстро и понять приоритетность в задачах используйте методом матрицы Эйзенхауэра. Матрицу придумал Дуайт Эйзенхауэр, 34-й президент США. Одна из его известнейших цитат “Не все срочные дела важные, и не все важные - срочные” - отражает суть метода.
Использование матрицы
Матрица представляет собой квадрат, поделенный на 4 квадранта в зависимости от срочности и важности выполняемых задач. [КАРТИНКА] Выпишите список всех рабочих задач и по каждой из них ответьте да/нет для двух вопросов: “Это важно?” и “Срочно ли это?” Ответив на эти вопросы для каждой из задач, вы поймете в какой квадрант матрицы попадает задача.
Существует различные модификации матрицы и разные идеи о том, как поступать с задачами того или иного квадранта. Вот наиболее удобные из них:
Метод “Сделать - Запланировать - Поручить - Не делать”
[КАРТИНКА] 1)Квадрант “Сделать” - задачи, требующие экстренного выполнения. Его следует избегать, но иногда можно помещать в него задачи из квадранта 2, если их необходимо выполнить немедленно. 2)Квадрант “Запланировать” - наиболее продуктивные задачи. У таких зада нет сжатых сроков, их можно разумно спланировать и качественно выполнить. На эти задачи разумно потратить время именно сегодня. 3)Квадрант “Поручить” - наименее продуктивные задачи. Из-за своей срочности такие задачи отрывают нас от продуктивной деятельности и приводят к проблеме, когда приложено большое количество усилий, но это не повлияло на достижение цели. Рекомендуется делегировать такие задачи, либо отказаться от их выполнения вовсе. 4)Квадрант “Не делать” - задачи, о которых следует забыть, например различные просьбы коллег, не имеющие отношения к достижению ваших рабочих целей. В идеале, это квадрант должен оставаться пустым.
Метод 4D - Do, Decide, Delegate, Delete
[КАРТИНКА] 1)В квадрант Do попадают задачи которые необходимо делать прямо сейчас. 2)В квадрант Decide - задачи, требующие решения, в каком порядке их выполнять. 3)В квадрант Delegate - задачи, выполнение которых следует делигировать другому человеку. 4)В квадрант Delete - задачи, которые следует удалить из плана.
Использование матрицы Эйзенхауэра позволит вам сортировать задачи на те, которые приблизят вас к выполнению цели, и те которые будут тормозить. Показателем общей эффективности является также тот случай, когда ответив на вопросы о важности и срочности, большинство задач попало во второй квадрант.